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Empezar con automatizaciones

Qué es un workflow y cómo funciona

Un workflow es una automatización en Automatización › Workflows que empieza con un disparador (algo que ocurre, como un formulario enviado) y ejecuta acciones seguidas (enviar un correo, añadir una etiqueta, avisar al equipo) sin que nadie tenga que hacerlo a mano.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Necesitas un usuario con acceso al módulo Automatización. Si no lo ves en el menú lateral, pide al administrador de la cuenta que te dé ese permiso en Configuración › Mi personal.
  • No hace falta saber programar: todo se monta con clics.
Dónde encontrarlo

Automatización › Workflows

Paso a paso

Un workflow siempre tiene dos partes: el disparador (el "si pasa esto…") y las acciones (el "…entonces haz esto").

  1. Disparador: es el evento que pone el workflow en marcha. Ejemplos: un contacto envía un formulario, un cliente reserva una cita, se añade una etiqueta a un contacto, llega un pago.
  2. Filtros del disparador (opcionales): limitan cuándo cuenta el disparador. Por ejemplo, solo para un formulario concreto o solo para un calendario concreto.
  3. Acciones: son las tareas que se hacen después, en el orden en que las colocas. Ejemplos: enviar un correo o un SMS, esperar 1 día, añadir una etiqueta, crear una oportunidad, avisar a un compañero.
  4. Acciones de control: además de las acciones normales, hay pasos que controlan el camino del contacto, como Esperar (retrasa el paso siguiente) y Si/Si no (divide a los contactos en caminos distintos según una condición).
  5. Estado: un workflow está en Borrador (no se ejecuta) o Publicado (se ejecuta solo cada vez que ocurre el disparador). Guardar no es lo mismo que publicar.

Ejemplo práctico

  1. Disparador: el contacto envía el formulario "Solicitud de presupuesto".
  2. Acción: añadir la etiqueta "presupuesto".
  3. Acción: enviar un correo de agradecimiento al contacto.
  4. Acción: enviar una notificación interna al comercial responsable.
  5. Acción: crear una oportunidad en la primera etapa del pipeline de ventas.

Formas de empezar un workflow nuevo

  1. En Automatización › Workflows, haz clic en Crear workflow.
  2. Elige empezar desde cero, a partir de una plantilla o de una receta (estructura lista que luego adaptas). En algunas cuentas aparece también la opción de describir el workflow y dejar que la IA lo monte.

Consejos

  • Empieza automatizando lo que tu equipo hace cada día de la misma forma: responder a contactos nuevos, recordar citas, pedir reseñas.
  • Puedes tener varios disparadores en el mismo workflow. Basta con que ocurra uno para que el contacto entre.
  • También puedes meter un contacto en un workflow a mano: abre el contacto, ve a la sección de automatización, haz clic en Añadir workflow, elige el workflow y la hora de inicio y pulsa Añadir.

Problemas comunes

  • No veo el menú Automatización → Tu usuario no tiene ese permiso. Pide al administrador que lo active en Configuración › Mi personal.
  • He creado el workflow pero no pasa nada → Comprueba que está Publicado y no solo guardado, y que el disparador y los filtros coinciden con lo que ocurrió. Revisa los registros de ejecución del workflow.
  • El workflow solo ha funcionado una vez para el mismo contacto → Por defecto, un contacto solo entra una vez. Activa Permitir reingreso en los ajustes del workflow.

Preguntas frecuentes

¿Necesito conocimientos técnicos?

No. Los disparadores y las acciones se eligen en listas y se configuran en formularios sencillos.

¿Puedo cambiar un workflow después de publicarlo?

Sí. Puedes cambiar disparadores, filtros y acciones en cualquier momento. Guarda los cambios para que se apliquen.

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