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Empezar con automatizaciones

Cómo crear tu primer workflow

En Automatización › Workflows, haz clic en Crear workflow, elige empezar desde cero, añade un disparador, añade las acciones con el botón +, guarda, prueba con un contacto y publica.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Necesitas acceso al módulo Automatización.
  • Ten listo lo que va a usar el disparador (por ejemplo, el formulario en Sitios › Formularios o el calendario en Calendarios).
  • Si el workflow va a enviar correos o SMS, comprueba que el correo y el número de teléfono de la cuenta ya están configurados.
  • Ten un contacto de prueba (mejor uno nuevo, con tu correo y tu móvil).
Dónde encontrarlo

Automatización › Workflows › Crear workflow

Paso a paso

1. Crear el workflow

  1. En el menú lateral, abre Automatización y haz clic en Workflows.
  2. Haz clic en Crear workflow.
  3. Elige Empezar desde cero (o una plantilla/receta, si hay alguna parecida a lo que quieres).
  4. Haz clic en el nombre del workflow, arriba, y ponle un nombre claro, por ejemplo "Nuevo lead – bienvenida".

2. Añadir el disparador

  1. Haz clic en Añadir nuevo disparador.
  2. Busca el disparador en la barra de búsqueda (por ejemplo, "Formulario enviado") y haz clic en él.
  3. En Filtros, elige lo que limita el disparador (por ejemplo, qué formulario). Sin filtros, se activa para todos los casos de ese tipo.
  4. Haz clic en Guardar disparador.

3. Añadir las acciones

  1. Haz clic en el botón + de la línea que hay debajo del disparador.
  2. Elige la acción (por ejemplo, Enviar correo) y rellena los campos obligatorios.
  3. Ponle un nombre a la acción para reconocerla fácilmente en el lienzo.
  4. Haz clic en Guardar acción.
  5. Repite con el siguiente + para cada acción nueva. Las acciones se ejecutan de arriba abajo.

4. Guardar, probar y publicar

  1. Haz clic en Guardar, arriba a la derecha. Un punto rojo en el botón indica cambios sin guardar.
  2. Haz clic en Probar workflow, elige el contacto de prueba y pulsa Ejecutar prueba.
  3. Comprueba que el contacto ha recibido los mensajes o tiene los cambios esperados.
  4. Cambia el interruptor de Borrador a Publicar y vuelve a hacer clic en Guardar.
  5. A partir de ahí, el workflow se ejecuta solo cada vez que ocurre el disparador.

Consejos

  • La prueba con un contacto no reproduce todo al 100 %, sobre todo si repites el mismo contacto varias veces. Después de publicar, haz una prueba real (por ejemplo, envía tú el formulario).
  • Antes de publicar, revisa los ajustes del workflow (horario de envío, reingreso, detener cuando el contacto responde).
  • Si el sistema no te deja publicar, aparece la lista de pasos con errores: haz clic en Revisar problemas y corrige cada uno. Puedes guardar con errores, pero no publicar.

Problemas comunes

  • El botón Publicar da error → Hay campos obligatorios vacíos en algún disparador o acción (por ejemplo, un correo sin asunto o un SMS sin texto). Haz clic en Revisar problemas, abre cada paso marcado y complétalo.
  • He publicado pero el workflow no se activa → Comprueba que guardaste después de publicar y que los filtros del disparador coinciden con el caso real (formulario correcto, calendario correcto). Prueba con un contacto nuevo.
  • La prueba se ejecutó pero no me llegó el SMS o el correo → Revisa que el contacto de prueba tenga móvil/correo y que no tenga activado "no molestar". Mira el resultado en Registros de ejecución.
  • Mis cambios han desaparecido → No guardaste antes de salir. Fíjate en el punto rojo del botón Guardar y guarda siempre antes de cerrar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener más de un disparador?

Sí. Vuelve a hacer clic en Añadir nuevo disparador. El contacto entra cuando ocurre cualquiera de ellos.

¿Los cambios afectan a los contactos que ya están en el workflow?

Sí, en los pasos que aún no han hecho: cuando lleguen a ellos, usarán la versión nueva.

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