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Recetas de automatización

Receta - bienvenida automática a un nuevo lead

Crea un workflow con el disparador Formulario enviado (o Contacto creado), añade una etiqueta, envía al momento un correo o SMS de bienvenida, avisa al responsable con una notificación interna, crea la oportunidad en el pipeline y haz un seguimiento 2 días después. Activa Detener al responder y publica.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Ten el formulario de contacto creado en Sitios › Formularios (o usa el disparador Contacto creado para leads de otros orígenes).
  • El correo y/o el SMS de la cuenta tienen que estar configurados.
  • Ten un pipeline con una etapa inicial en Oportunidades › Pipelines.
Dónde encontrarlo

Automatización › Workflows › Crear workflow

Paso a paso

1. Disparador

  1. En Automatización › Workflows, haz clic en Crear workflow › Empezar desde cero y llámalo "Bienvenida – nuevo lead".
  2. Haz clic en Añadir nuevo disparador, elige Formulario enviado y filtra por el formulario de contacto.
  3. Haz clic en Guardar disparador.

2. Organizar el lead

  1. Haz clic en el + y elige Añadir etiqueta, con la etiqueta "nuevo-lead". Guarda.
  2. Haz clic en el + y elige Crear/actualizar oportunidad: pipeline "Ventas", etapa "Nuevo lead", nombre con el nombre del contacto. Guarda.

3. Bienvenida al lead

  1. Haz clic en el + y elige Enviar correo (o Enviar SMS).
  2. Escribe un mensaje corto: agradece el contacto, di cuándo vas a responder y, si encaja, deja el enlace para reservar una reunión o cita.
  3. Guarda la acción.

4. Avisar al equipo

  1. Haz clic en el + y elige Enviar notificación interna.
  2. Envíala al usuario asignado o a un compañero concreto, con el nombre, el teléfono y el correo del lead.
  3. Guarda la acción.

5. Seguimiento si no hay respuesta

  1. Haz clic en el + y elige Esperar, con un tiempo fijo de 2 días. Guarda.
  2. Haz clic en el + y elige Enviar SMS (o correo) con un seguimiento, por ejemplo: "Hola [nombre], ¿puedo ayudarte todavía con tu solicitud?"
  3. Guarda la acción.

6. Ajustes y publicación

  1. Abre Ajustes y activa Detener al responder: si el lead contesta, sale del workflow y no recibe el seguimiento.
  2. Define el Horario de envío si no quieres mensajes fuera de horario.
  3. Haz clic en Guardar, cambia a Publicar y vuelve a guardar.
  4. Rellena el formulario con tus datos y comprueba cada paso.

Consejos

  • Responder rápido marca la diferencia: el mensaje de bienvenida debe salir al momento, sin espera antes.
  • Para separar el seguimiento según el interés del lead, usa una condición Si/Si no (por ejemplo, según la respuesta a una pregunta del formulario).
  • Si el lead reserva una reunión con el enlace, puedes llevarlo a un workflow de recordatorios de cita.

Problemas comunes

  • El lead contestó y aun así recibió el seguimiento → Detener al responder no está activado en los ajustes. Actívalo y guarda.
  • La etiqueta "se añadió" pero no aparece en el contacto → Dos acciones se ejecutaron en el mismo segundo. Pon un Esperar de 1 minuto justo después del disparador.
  • El equipo no recibe la notificación → El contacto no tiene usuario asignado o los datos del compañero están mal en Configuración › Mi personal.
  • El workflow se activa con todos los formularios → Falta el filtro de formulario en el disparador.

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