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Começar com automações

O que é um workflow e como ele funciona

Um workflow é uma automação em Automação › Workflows que começa com um gatilho (algo que acontece, como um formulário enviado) e executa ações em sequência (enviar e-mail, adicionar tag, avisar a equipe) sem que ninguém precise fazer isso manualmente.

Atualizado em

Antes de começar

  • Você precisa de um usuário com acesso ao módulo Automação. Se ele não aparece no menu lateral, peça ao administrador da conta para liberar essa permissão em Configurações › Minha equipe.
  • Não é preciso saber programar: tudo é montado com cliques.
Onde encontrar

Automação › Workflows

Passo a passo

Todo workflow tem duas partes: o gatilho (o "se acontecer isso…") e as ações (o "…então faça isso").

  1. Gatilho: é o evento que coloca o workflow para rodar. Exemplos: um contato envia um formulário, um cliente agenda um horário, uma tag é adicionada a um contato, um pagamento é recebido.
  2. Filtros do gatilho (opcionais): limitam quando o gatilho vale. Por exemplo, só para um formulário específico ou só para um calendário específico.
  3. Ações: são as tarefas executadas em seguida, na ordem em que você as coloca. Exemplos: enviar e-mail ou SMS, aguardar 1 dia, adicionar uma tag, criar uma oportunidade, avisar um colega.
  4. Ações de controle: além das ações comuns, existem etapas que controlam o caminho do contato, como Aguardar (atrasa a próxima etapa) e Se/Senão (divide os contatos em caminhos diferentes de acordo com uma condição).
  5. Status: um workflow fica em Rascunho (não roda) ou Publicado (roda sozinho sempre que o gatilho acontece). Salvar não é o mesmo que publicar.

Exemplo prático

  1. Gatilho: o contato envia o formulário "Pedido de orçamento".
  2. Ação: adicionar a tag "orcamento".
  3. Ação: enviar um e-mail de agradecimento ao contato.
  4. Ação: enviar uma notificação interna para o vendedor responsável.
  5. Ação: criar uma oportunidade na primeira etapa do pipeline de vendas.

Formas de começar um workflow novo

  1. Em Automação › Workflows, clique em Criar workflow.
  2. Escolha começar do zero, a partir de um modelo pronto ou de uma receita (estrutura pronta que você adapta). Em algumas contas aparece também a opção de descrever o workflow e deixar a IA montar.

Dicas

  • Comece automatizando o que a equipe faz todo dia do mesmo jeito: responder novos contatos, lembrar agendamentos, pedir avaliações.
  • Você pode ter vários gatilhos no mesmo workflow. Basta um deles acontecer para o contato entrar.
  • Também dá para colocar um contato num workflow manualmente: abra o contato, vá na seção de automação, clique em Adicionar workflow, escolha o workflow e o horário de início e clique em Adicionar.

Problemas comuns

  • Não vejo o menu Automação → Seu usuário não tem essa permissão. Peça ao administrador para ativá-la em Configurações › Minha equipe.
  • Criei o workflow mas nada acontece → Confira se ele está Publicado e não apenas salvo, e se o gatilho e os filtros batem com o que aconteceu. Veja os logs de execução do workflow.
  • O workflow só funcionou uma vez para o mesmo contato → Por padrão, um contato só entra uma vez. Ative Permitir reentrada nas configurações do workflow.

Perguntas frequentes

Preciso de conhecimento técnico?

Não. Gatilhos e ações são escolhidos em listas e configurados em formulários simples.

Posso alterar um workflow depois de publicar?

Sim. Você pode mudar gatilhos, filtros e ações a qualquer momento. Salve as alterações para que passem a valer.

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