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Começar com automações

O que é um workflow e como funciona

Um workflow é uma automação em Automação › Workflows que começa com um gatilho (o que acontece, por exemplo um formulário submetido) e executa ações seguidas (enviar e-mail, adicionar etiqueta, avisar a equipa) sem ninguém ter de as fazer à mão.

Atualizado em

Antes de começar

  • Precisa de um utilizador com acesso ao módulo Automação. Se não o vê no menu lateral, peça ao administrador da conta para lhe dar essa permissão em Configurações › Minha equipe.
  • Não é preciso saber programar: tudo se monta com cliques.
Onde encontrar

Automação › Workflows

Passo a passo

Um workflow tem sempre duas partes: o gatilho (o "se acontecer isto…") e as ações (o "…então faz isto").

  1. Gatilho: é o acontecimento que põe o workflow a andar. Exemplos: um contacto submete um formulário, um cliente marca uma consulta, uma etiqueta é adicionada a um contacto, chega um pagamento.
  2. Filtros do gatilho (opcionais): restringem quando o gatilho conta. Por exemplo, só para um formulário específico ou só para um calendário específico.
  3. Ações: são as tarefas feitas a seguir, pela ordem em que as coloca. Exemplos: enviar um e-mail ou SMS, esperar 1 dia, adicionar uma etiqueta, criar uma oportunidade, avisar um colega.
  4. Ações de controlo: além das ações normais, há passos que controlam o caminho do contacto, como Esperar (atrasa o passo seguinte) e Se/Senão (divide os contactos em caminhos diferentes conforme uma condição).
  5. Estado: um workflow está em Rascunho (não corre) ou Publicado (corre sozinho sempre que o gatilho acontece). Guardar não é o mesmo que publicar.

Exemplo prático

  1. Gatilho: o contacto submete o formulário "Pedido de orçamento".
  2. Ação: adicionar a etiqueta "orcamento".
  3. Ação: enviar um e-mail de agradecimento ao contacto.
  4. Ação: enviar uma notificação interna ao comercial responsável.
  5. Ação: criar uma oportunidade na primeira etapa do pipeline de vendas.

Formas de começar um workflow novo

  1. Em Automação › Workflows, clique em Criar workflow.
  2. Escolha começar do zero, a partir de um modelo pronto ou de uma receita (estrutura pronta que depois adapta). Em algumas contas aparece também a opção de descrever o workflow e deixar a IA montá-lo.

Dicas

  • Comece por automatizar o que a equipa faz todos os dias da mesma forma: responder a novos contactos, lembrar marcações, pedir avaliações.
  • Pode ter vários gatilhos no mesmo workflow. Basta que um deles aconteça para o contacto entrar.
  • Também pode pôr um contacto num workflow à mão: abra o contacto, procure a secção de automação, clique em Adicionar workflow, escolha o workflow e a hora de início e clique em Adicionar.

Problemas comuns

  • Não vejo o menu Automação → O seu utilizador não tem essa permissão. Peça ao administrador para a ativar em Configurações › Minha equipe.
  • Criei o workflow mas não acontece nada → Confirme que está Publicado e não só guardado, e que o gatilho e os filtros correspondem ao que aconteceu. Veja os registos de execução do workflow.
  • O workflow só funcionou uma vez para o mesmo contacto → Por defeito um contacto só entra uma vez. Ative Permitir reentrada nas definições do workflow.

Perguntas frequentes

Preciso de conhecimentos técnicos?

Não. Os gatilhos e as ações escolhem-se de listas e configuram-se em formulários simples.

Posso alterar um workflow depois de o publicar?

Sim. Pode mudar gatilhos, filtros e ações a qualquer momento. Guarde as alterações para que passem a valer.

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