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Começar com automações

Como criar o seu primeiro workflow

Em Automação › Workflows, clique em Criar workflow, escolha começar do zero, adicione um gatilho, adicione as ações com o botão +, guarde, teste com um contacto e publique.

Atualizado em

Antes de começar

  • Precisa de acesso ao módulo Automação.
  • Tenha pronto aquilo que o gatilho vai usar (por exemplo, o formulário em Sites › Formulários ou o calendário em Calendários).
  • Se o workflow vai enviar e-mails ou SMS, confirme que o e-mail e o número de telefone da conta já estão configurados.
  • Tenha um contacto de teste (de preferência um contacto novo, com o seu e-mail e telemóvel).
Onde encontrar

Automação › Workflows › Criar workflow

Passo a passo

1. Criar o workflow

  1. No menu lateral, abra Automação e clique em Workflows.
  2. Clique em Criar workflow.
  3. Escolha Começar do zero (ou um modelo/receita, se houver um parecido com o que quer).
  4. Clique no nome do workflow, no topo, e dê-lhe um nome claro, por exemplo "Novo lead – boas-vindas".

2. Adicionar o gatilho

  1. Clique em Adicionar novo gatilho.
  2. Procure o gatilho na barra de pesquisa (por exemplo, "Formulário submetido") e clique nele.
  3. Em Filtros, escolha o que limita o gatilho (por exemplo, qual formulário). Sem filtros, o gatilho dispara para todos os casos desse tipo.
  4. Clique em Guardar gatilho.

3. Adicionar as ações

  1. Clique no botão + na linha por baixo do gatilho.
  2. Escolha a ação (por exemplo, Enviar e-mail) e preencha os campos obrigatórios.
  3. Dê um nome à ação no campo do nome, para a reconhecer facilmente no desenho.
  4. Clique em Guardar ação.
  5. Repita com o + seguinte para cada ação nova. As ações correm de cima para baixo.

4. Guardar, testar e publicar

  1. Clique em Guardar no canto superior direito. Um ponto vermelho no botão indica alterações por guardar.
  2. Clique em Testar workflow, escolha o contacto de teste e clique em Executar teste.
  3. Confirme que o contacto recebeu as mensagens ou ficou com as alterações esperadas.
  4. Mude o interruptor de Rascunho para Publicar e clique em Guardar outra vez.
  5. A partir daqui, o workflow corre sozinho sempre que o gatilho acontecer.

Dicas

  • O teste com um contacto não reproduz tudo a 100%, sobretudo se repetir o mesmo contacto várias vezes. Depois de publicar, faça um teste real (por exemplo, submeta o formulário você mesmo).
  • Antes de publicar, reveja as definições do workflow (horário de envio, reentrada, parar quando o contacto responde).
  • Se o sistema não deixar publicar, aparece a lista de passos com erros: clique em Rever problemas e corrija cada um. Pode guardar mesmo com erros, mas não publicar.

Problemas comuns

  • O botão Publicar dá erro → Há campos obrigatórios por preencher num gatilho ou ação (por exemplo, e-mail sem assunto ou SMS sem texto). Clique em Rever problemas, abra cada passo assinalado e complete-o.
  • Publiquei mas o workflow não dispara → Confirme que guardou depois de publicar e que os filtros do gatilho correspondem ao caso real (formulário certo, calendário certo). Teste com um contacto novo.
  • O teste correu mas não recebi o SMS ou e-mail → Verifique se o contacto de teste tem telemóvel/e-mail preenchidos e se não tem a opção "não incomodar" ativa. Veja o resultado em Registos de execução.
  • As minhas alterações desapareceram → Não guardou antes de sair. Procure o ponto vermelho no botão Guardar e guarde sempre antes de fechar.

Perguntas frequentes

Posso ter mais do que um gatilho?

Sim. Clique outra vez em Adicionar novo gatilho. O contacto entra quando qualquer um deles acontece.

As alterações afetam contactos que já estão no workflow?

Sim, nos passos que ainda não fizeram: quando lá chegarem, usam a versão nova.

Isto foi útil?