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Oportunidades e outros módulos

Como criar oportunidades automaticamente quando alguém preenche um formulário

Em Automação › Workflows, crie um workflow com o gatilho Formulário enviado e a ação Criar/Atualizar oportunidade, escolha o pipeline e a etapa, guarde e publique. Cada pessoa que preencher o formulário entra no pipeline sozinha.

Atualizado em

Antes de começar

  • Tem de ter um pipeline com etapas criado em Oportunidades › Pipelines.
  • Tem de ter o formulário criado (em Sites › Formulários) ou outro evento que queira usar como ponto de partida, como uma marcação ou uma etiqueta.
  • O seu utilizador precisa de permissão para criar workflows.
Onde encontrar

Automação › Workflows › Criar workflow

Passo a passo

Criar o workflow

  1. No menu lateral, clique em Automação e depois em Workflows.
  2. Clique em Criar workflow e comece do zero.
  3. Dê ao workflow um nome claro, por exemplo "Formulário do site → pipeline Vendas".

Escolher o gatilho

  1. Clique em Adicionar gatilho.
  2. Escolha Formulário enviado.
  3. Em filtros, escolha o formulário certo, para o workflow não disparar com todos os formulários.
  4. Clique em Guardar gatilho.

Adicionar a ação que cria a oportunidade

  1. Clique no + por baixo do gatilho.
  2. Procure "oportunidade" e escolha a ação Criar/Atualizar oportunidade.
  3. Escolha o Pipeline e a Etapa onde a oportunidade deve entrar (por exemplo, "Novo pedido").
  4. Preencha o que fizer sentido: Nome da oportunidade, Origem (por exemplo, "Formulário do site"), Valor e Estado (normalmente Aberta).
  5. Clique em Guardar ação.

Testar e ativar

  1. Clique em Guardar no topo do workflow.
  2. Ative o workflow mudando-o de rascunho para Publicado.
  3. Preencha o formulário com dados de teste.
  4. Abra Oportunidades, escolha o pipeline e confirme que a oportunidade apareceu na etapa escolhida.

Dicas

  • Pode usar outros gatilhos com a mesma ação: marcação feita, etiqueta adicionada, fatura paga, contrato assinado.
  • A mesma ação também atualiza uma oportunidade existente: use-a, por exemplo, para a passar a Ganha quando uma fatura é paga.
  • Também há gatilhos próprios das oportunidades: Oportunidade criada, Estado da oportunidade alterado, Etapa do pipeline alterada e Oportunidade parada (sem mudanças há X dias). Use-os para enviar lembretes ou criar tarefas.
  • Se um contacto pode ter vários negócios no mesmo pipeline, peça ao administrador para ativar Permitir várias oportunidades em Configurações › Objetos › Oportunidades. Assim cada oportunidade corre o workflow de forma separada.

Problemas comuns

  • Preenchi o formulário e não apareceu nenhuma oportunidade → Confirme que o workflow está Publicado e não em rascunho, e que o filtro do gatilho tem o formulário certo.
  • A oportunidade aparece no pipeline ou na etapa errada → Abra a ação Criar/Atualizar oportunidade e corrija o pipeline e a etapa. Guarde a ação e o workflow.
  • Em vez de criar uma nova, atualizou a oportunidade antiga → O contacto já tinha uma oportunidade nesse pipeline. Para ter várias por contacto, o administrador tem de ativar essa opção em Configurações › Objetos › Oportunidades.
  • Não encontro a ação de oportunidade → Na lista de ações, escreva "oportunidade" na pesquisa.

Perguntas frequentes

O formulário cria a oportunidade sozinho, sem workflow?

Não. É o workflow que, ao receber o formulário, cria a oportunidade.

Posso usar campos da oportunidade numa condição se/senão?

Sim, desde que o workflow comece com um gatilho de oportunidade.

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