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Oportunidades y otros módulos

Cómo crear oportunidades automáticamente cuando alguien rellena un formulario

En Automatización › Workflows, crea un workflow con el disparador Formulario enviado y la acción Crear/Actualizar oportunidad, elige el pipeline y la etapa, guarda y publica. Cada persona que rellene el formulario entra sola en el pipeline.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Tienes que tener un pipeline con etapas creado en Oportunidades › Pipelines.
  • Tienes que tener el formulario creado (en Sitios › Formularios) u otro evento que quieras usar como punto de partida, como una cita o una etiqueta.
  • Tu usuario necesita permiso para crear workflows.
Dónde encontrarlo

Automatización › Workflows › Crear workflow

Paso a paso

Crear el workflow

  1. En el menú lateral, haz clic en Automatización y después en Workflows.
  2. Haz clic en Crear workflow y empieza desde cero.
  3. Ponle un nombre claro, por ejemplo "Formulario web → pipeline Ventas".

Elegir el disparador

  1. Haz clic en Añadir disparador.
  2. Elige Formulario enviado.
  3. En los filtros, elige el formulario correcto, para que el workflow no se active con todos los formularios.
  4. Haz clic en Guardar disparador.

Añadir la acción que crea la oportunidad

  1. Haz clic en el + debajo del disparador.
  2. Busca "oportunidad" y elige la acción Crear/Actualizar oportunidad.
  3. Elige el Pipeline y la Etapa donde debe entrar la oportunidad (por ejemplo, "Nueva solicitud").
  4. Rellena lo que tenga sentido: Nombre de la oportunidad, Origen (por ejemplo, "Formulario web"), Valor y Estado (normalmente Abierta).
  5. Haz clic en Guardar acción.

Probar y activar

  1. Haz clic en Guardar en la parte superior del workflow.
  2. Activa el workflow pasándolo de borrador a Publicado.
  3. Rellena el formulario con datos de prueba.
  4. Abre Oportunidades, elige el pipeline y comprueba que la oportunidad aparece en la etapa elegida.

Consejos

  • Puedes usar otros disparadores con la misma acción: cita reservada, etiqueta añadida, factura pagada, contrato firmado.
  • La misma acción también actualiza una oportunidad existente: úsala, por ejemplo, para pasarla a Ganada cuando se paga una factura.
  • También hay disparadores propios de las oportunidades: Oportunidad creada, Estado de la oportunidad cambiado, Etapa del pipeline cambiada y Oportunidad estancada (sin cambios desde hace X días). Úsalos para enviar recordatorios o crear tareas.
  • Si un contacto puede tener varios negocios en el mismo pipeline, pide al administrador que active Permitir varias oportunidades en Configuración › Objetos › Oportunidades. Así cada oportunidad pasa por el workflow por separado.

Problemas comunes

  • He rellenado el formulario y no ha aparecido ninguna oportunidad → Comprueba que el workflow está Publicado y no en borrador, y que el filtro del disparador tiene el formulario correcto.
  • La oportunidad aparece en el pipeline o la etapa equivocados → Abre la acción Crear/Actualizar oportunidad y corrige el pipeline y la etapa. Guarda la acción y el workflow.
  • En vez de crear una nueva, ha actualizado la oportunidad antigua → El contacto ya tenía una oportunidad en ese pipeline. Para tener varias por contacto, el administrador debe activar esa opción en Configuración › Objetos › Oportunidades.
  • No encuentro la acción de oportunidad → En la lista de acciones, escribe "oportunidad" en la búsqueda.

Preguntas frecuentes

¿El formulario crea la oportunidad solo, sin workflow?

No. Es el workflow el que, al recibir el formulario, crea la oportunidad.

¿Puedo usar campos de la oportunidad en una condición si/si no?

Sí, siempre que el workflow empiece con un disparador de oportunidad.

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