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Documentos e contratos

Como recusar ou anular um documento e registar o motivo

O cliente abre o documento, clica no menu do canto superior direito › Recusar documento, escolhe os motivos e envia; a sua equipa pode recusar um documento já enviado a partir de Pagamentos › Documentos e contratos. O documento passa a Recusado, vai para Arquivados e o motivo fica em Ver histórico.

Atualizado em

Antes de começar

  • O documento tem de estar enviado (um rascunho apaga-se ou edita-se, não se recusa).
  • Para automatizar o seguimento, precisa de acesso a Automação › Workflows.
Onde encontrar

Pagamentos › Documentos e contratos › Todos os documentos e contratos › (documento enviado) › Recusar

Passo a passo

Quando é o cliente a recusar

  1. O cliente abre o link do documento que recebeu.
  2. Clica no menu do canto superior direito e escolhe Recusar documento.
  3. Marca um ou mais motivos (se estiverem disponíveis) e, se quiser, escreve notas.
  4. Clica em Submeter. O documento fica Recusado, passa para Arquivados e já não pode ser assinado.

Quando é a sua equipa a anular

  1. Abra Pagamentos › Documentos e contratos e localize o documento enviado.
  2. Use a ação de recusar disponível para documentos enviados.
  3. Confirme. O documento segue o mesmo caminho: estado Recusado e pasta Arquivados.

Ver quem recusou e porquê

  1. Em Documentos e contratos, abra o separador Arquivados.
  2. Abra o documento e clique em Ver histórico.
  3. Veja quem recusou, a data e hora, os motivos escolhidos e as notas.

Reagir automaticamente a uma recusa

  1. Em Automação › Workflows, crie um workflow com o gatilho Documentos e contratos.
  2. No filtro Estado, escolha Recusado.
  3. Adicione as ações: e-mail de seguimento ao cliente, notificação interna, criar tarefa ou mover a oportunidade para Perdida.
  4. Nos e-mails, pode inserir os valores Motivos de recusa do documento (lista dos motivos) e Texto dos motivos de recusa (as notas do cliente).
  5. Guarde e publique.

Dicas

  • Reveja os motivos de recusa de tempos a tempos: dizem-lhe o que afasta os clientes (preço, prazo, condições).
  • Se o cliente desistiu por outra via (telefone, WhatsApp), anule o documento a partir do painel para o estado ficar correto nos relatórios.
  • Recusado é diferente de "à espera": só conta como recusado o que foi recusado de facto.

Problemas comuns

  • Não encontro a opção de recusar → O documento ainda está em rascunho. Só documentos enviados podem ser recusados; um rascunho pode ser apagado.
  • O documento recusado desapareceu da lista → Está em Arquivados. Abra esse separador.
  • O cliente quer afinal assinar depois de recusar → Um documento recusado não volta a ser assinável. Clone-o ou crie um novo a partir do modelo e envie outra vez.
  • O workflow não disparou na recusa → Confirme que o gatilho é Documentos e contratos com o filtro de estado Recusado e que o workflow está publicado.

Perguntas frequentes

O cliente é obrigado a dar um motivo?

Escolhe os motivos disponíveis e as notas são opcionais.

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