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Documentos e contratos

Como recusar ou anular um documento e registrar o motivo

O cliente abre o documento, clica no menu do canto superior direito › Recusar documento, escolhe os motivos e envia; sua equipe pode recusar um documento já enviado a partir de Pagamentos › Documentos e contratos. O documento passa a Recusado, vai para Arquivados e o motivo fica em Ver histórico.

Atualizado em

Antes de começar

  • O documento precisa estar enviado (um rascunho é excluído ou editado, não recusado).
  • Para automatizar o acompanhamento, você precisa de acesso a Automação › Workflows.
Onde encontrar

Pagamentos › Documentos e contratos › Todos os documentos e contratos › (documento enviado) › Recusar

Passo a passo

Quando é o cliente que recusa

  1. O cliente abre o link do documento que recebeu.
  2. Clica no menu do canto superior direito e escolhe Recusar documento.
  3. Marca um ou mais motivos (se estiverem disponíveis) e, se quiser, escreve observações.
  4. Clica em Enviar. O documento fica Recusado, passa para Arquivados e não pode mais ser assinado.

Quando é a sua equipe que anula

  1. Abra Pagamentos › Documentos e contratos e localize o documento enviado.
  2. Use a ação de recusar disponível para documentos enviados.
  3. Confirme. O documento segue o mesmo caminho: status Recusado e pasta Arquivados.

Ver quem recusou e por quê

  1. Em Documentos e contratos, abra a aba Arquivados.
  2. Abra o documento e clique em Ver histórico.
  3. Veja quem recusou, a data e hora, os motivos escolhidos e as observações.

Reagir automaticamente a uma recusa

  1. Em Automação › Workflows, crie um workflow com o gatilho Documentos e contratos.
  2. No filtro Status, escolha Recusado.
  3. Adicione as ações: e-mail de acompanhamento ao cliente, notificação interna, criar tarefa ou mover a oportunidade para Perdida.
  4. Nos e-mails, você pode inserir os valores Motivos de recusa do documento (lista dos motivos) e Texto dos motivos de recusa (as observações do cliente).
  5. Salve e publique.

Dicas

  • Revise os motivos de recusa de tempos em tempos: eles mostram o que afasta os clientes (preço, prazo, condições).
  • Se o cliente desistiu por outro canal (telefone, WhatsApp), anule o documento pelo painel para o status ficar correto nos relatórios.
  • Recusado é diferente de "aguardando": só conta como recusado o que foi recusado de fato.

Problemas comuns

  • Não acho a opção de recusar → O documento ainda está em rascunho. Só documentos enviados podem ser recusados; um rascunho pode ser excluído.
  • O documento recusado sumiu da lista → Está em Arquivados. Abra essa aba.
  • O cliente quer assinar depois de ter recusado → Um documento recusado não volta a ser assinável. Clone ou crie um novo a partir do modelo e envie de novo.
  • O workflow não disparou na recusa → Confira se o gatilho é Documentos e contratos com o filtro de status Recusado e se o workflow está publicado.

Perguntas frequentes

O cliente é obrigado a dar um motivo?

Ele escolhe entre os motivos disponíveis e as observações são opcionais.

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