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Documentos e contratos

Como enviar um contrato para assinar e acompanhar o estado

Abra o documento em Pagamentos › Documentos e contratos, clique em Enviar e escolha e-mail ou link. Depois, no painel, os separadores Rascunho, À espera de outros e Concluídos mostram o estado, e Ver histórico mostra quem abriu e assinou.

Atualizado em

Antes de começar

  • Tenha o documento pronto, com os campos de assinatura atribuídos a cada destinatário (veja como criar uma proposta ou contrato com assinatura eletrónica).
  • Cada destinatário precisa de e-mail (ou telemóvel, para envio por SMS).
Onde encontrar

Pagamentos › Documentos e contratos › Todos os documentos e contratos

Passo a passo

Enviar o contrato

  1. No menu lateral, abra Pagamentos, clique em Documentos e contratos e abra o documento.
  2. Clique em Enviar.
  3. Confirme os destinatários. Se houver mais do que um, decida a ordem de assinatura:
    • ative Ordem de assinatura e arraste os nomes para os ordenar: cada pessoa só recebe o e-mail quando a anterior assinar;
    • desative-a para todos receberem ao mesmo tempo.
  4. Escolha o modelo de e-mail e, se quiser, clique em editar para mudar o assunto e o texto.
  5. Escolha Enviar por e-mail ou Partilhar por link (copie o link e envie-o, por exemplo, em Conversas).
  6. Confirme o envio.

Acompanhar o estado

  1. Em Pagamentos › Documentos e contratos, escolha Todos os documentos e contratos.
  2. Use os separadores para ver cada fase:
    • Rascunho: ainda não enviado;
    • À espera de outros: falta alguém assinar;
    • Concluídos: todos assinaram;
    • Pagamentos e Arquivados.
  3. Passe o rato sobre o ícone do cliente na linha do documento para ver o estado de cada destinatário e a hora da última ação.
  4. Para o registo completo (enviado, visto, editado, assinado), abra o menu de três pontos (⋮) e escolha Ver histórico.

Lembrar quem ainda não assinou

  1. No separador À espera de outros, encontre o documento.
  2. Reenvie-o a partir do painel para lembrar os destinatários que faltam.

Pôr prazo para assinar (opcional)

  1. Em Pagamentos › Documentos e contratos, abra Configurações › Configurações do documento.
  2. Em Configurações de expiração, ative a opção e escreva quantos dias o documento fica válido depois de enviado.
  3. (Opcional) Ative o lembrete por e-mail 1 dia antes de expirar.
  4. Para um só documento, use Adicionar expiração no menu de três pontos (⋮) do editor antes de enviar.

Dicas

  • Na ficha do contacto em Contatos, o ícone de gestão de documentos mostra todos os documentos enviados e concluídos desse cliente, com opção de descarregar o PDF e copiar o link.
  • Depois de assinado, descarregue o PDF no menu de três pontos (⋮) do documento.
  • Se o cliente confirmou por outra via, use Marcar como concluído; se desistiu, Marcar como recusado.

Problemas comuns

  • O documento continua em "À espera de outros" → Ainda falta pelo menos um destinatário assinar. Veja quem em Ver histórico e reenvie.
  • O cliente não recebeu o e-mail → Confirme o e-mail do destinatário, peça para ver o spam ou envie por Partilhar por link.
  • O segundo assinante não recebeu nada → Com a ordem de assinatura ativa, só recebe quando o primeiro assinar.
  • O cliente diz que o documento expirou → Depois de expirado já não pode ser assinado, e o prazo não pode ser alterado após o envio. Crie e envie um documento novo.
  • Não vejo a hora da última ação → Só está disponível em documentos enviados depois de esta função existir. Use Ver histórico.

Perguntas frequentes

O prazo de expiração conta pelo fuso horário do cliente?

Não. Conta pelo fuso horário da sua conta, a partir do momento do envio.

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