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Documentos e contratos

Como enviar um contrato para assinatura e acompanhar o status

Abra o documento em Pagamentos › Documentos e contratos, clique em Enviar e escolha e-mail ou link. Depois, no painel, as abas Rascunho, Aguardando outros e Concluídos mostram o status, e Ver histórico mostra quem abriu e assinou.

Atualizado em

Antes de começar

  • Deixe o documento pronto, com os campos de assinatura atribuídos a cada destinatário (veja como criar uma proposta ou contrato com assinatura eletrônica).
  • Cada destinatário precisa de e-mail (ou celular, para envio por SMS).
Onde encontrar

Pagamentos › Documentos e contratos › Todos os documentos e contratos

Passo a passo

Enviar o contrato

  1. No menu lateral, abra Pagamentos, clique em Documentos e contratos e abra o documento.
  2. Clique em Enviar.
  3. Confira os destinatários. Se houver mais de um, decida a ordem de assinatura:
    • ative Ordem de assinatura e arraste os nomes para ordenar: cada pessoa só recebe o e-mail depois que a anterior assinar;
    • desative para todos receberem ao mesmo tempo.
  4. Escolha o modelo de e-mail e, se quiser, clique em editar para mudar o assunto e o texto.
  5. Escolha Enviar por e-mail ou Compartilhar por link (copie o link e mande, por exemplo, em Conversas).
  6. Confirme o envio.

Acompanhar o status

  1. Em Pagamentos › Documentos e contratos, escolha Todos os documentos e contratos.
  2. Use as abas para ver cada etapa:
    • Rascunho: ainda não enviado;
    • Aguardando outros: falta alguém assinar;
    • Concluídos: todos assinaram;
    • Pagamentos e Arquivados.
  3. Passe o mouse sobre o ícone do cliente na linha do documento para ver o status de cada destinatário e o horário da última ação.
  4. Para o registro completo (enviado, visualizado, editado, assinado), abra o menu de três pontos (⋮) e escolha Ver histórico.

Lembrar quem ainda não assinou

  1. Na aba Aguardando outros, encontre o documento.
  2. Reenvie pelo painel para lembrar os destinatários que faltam.

Colocar prazo para assinar (opcional)

  1. Em Pagamentos › Documentos e contratos, abra Configurações › Configurações do documento.
  2. Em Configurações de expiração, ative a opção e informe quantos dias o documento fica válido depois de enviado.
  3. (Opcional) Ative o lembrete por e-mail 1 dia antes de expirar.
  4. Para um documento só, use Adicionar expiração no menu de três pontos (⋮) do editor antes de enviar.

Dicas

  • Na ficha do contato em Contatos, o ícone de gestão de documentos mostra todos os documentos enviados e concluídos daquele cliente, com opção de baixar o PDF e copiar o link.
  • Depois de assinado, baixe o PDF pelo menu de três pontos (⋮) do documento.
  • Se o cliente confirmou por outro meio, use Marcar como concluído; se desistiu, Marcar como recusado.

Problemas comuns

  • O documento continua em "Aguardando outros" → Ainda falta pelo menos um destinatário assinar. Veja quem em Ver histórico e reenvie.
  • O cliente não recebeu o e-mail → Confira o e-mail do destinatário, peça para olhar o spam ou envie por Compartilhar por link.
  • O segundo signatário não recebeu nada → Com a ordem de assinatura ativa, ele só recebe depois que o primeiro assinar.
  • O cliente diz que o documento expirou → Depois de expirado ele não pode mais ser assinado, e o prazo não pode ser mudado após o envio. Crie e envie um documento novo.
  • Não vejo o horário da última ação → Só aparece em documentos enviados depois que essa função passou a existir. Use Ver histórico.

Perguntas frequentes

O prazo de expiração conta pelo fuso horário do cliente?

Não. Conta pelo fuso horário da sua conta, a partir do momento do envio.

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