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Gestão de projetos

Como criar uma tarefa e subtarefas num projeto

Em Contatos › Tarefas, abra a lista, clique em Adicionar tarefa (ou em + Adicionar tarefa no fim de uma coluna), digite o nome, defina responsável, data e prioridade e salve. Abra a tarefa para a descrição, campos, registros do CRM e comentários; em Subtarefas, clique em Adicionar tarefa para cada passo.

Atualizado em

Antes de começar

  • Já existe um espaço com pelo menos uma lista (veja "Como criar um espaço, listas e os status de um projeto").
  • Saiba quem é o responsável, até quando é e em qual etapa começa.
  • Para ligar a tarefa a um cliente, o contato (ou a oportunidade) já precisa existir no CRM.
Onde encontrar

Contatos › Tarefas › (lista) › Adicionar tarefa

Passo a passo

Criar a tarefa rapidamente

  1. No painel da esquerda, clique na lista onde a tarefa deve ficar.
  2. Clique em Adicionar tarefa na barra de ferramentas; ou, na visão de quadro, em + Adicionar tarefa no fim da coluna do status em que a tarefa deve começar (ela já nasce nesse status).
  3. Digite um nome que diga o que precisa acontecer: "Enviar proposta para a Clínica Sorriso" é melhor que "Proposta".
  4. No próprio compositor, use Adicionar responsável, Selecionar data e Prioridade. Defina logo o responsável: tarefa sem dono se perde.
  5. Clique em Salvar. A tarefa aparece como card na coluna.

Completar os detalhes

  1. Clique no card para abrir o painel da tarefa (à direita ou como janela; a sua preferência fica salva). No topo você vê onde a tarefa vive: Espaço / Lista.
  2. Confira o Status.
  3. Escreva a Descrição com o editor de texto (listas, negrito, imagens). Um bom hábito: dizer o que significa "feito".
  4. Abra Todos os campos e preencha os campos personalizados do espaço; os vazios mostram um traço.
  5. Em Objetos associados, ligue os registros do CRM a que o trabalho se refere (o contato do cliente, a oportunidade).
  6. Clique em Salvar (ou Cancelar para descartar).

Adicionar subtarefas

  1. Abra a tarefa principal.
  2. Desça até a seção Subtarefas (o título mostra quantas já existem).
  3. Clique em Adicionar tarefa, digite o nome do passo e salve.
  4. Repita para cada passo. Como cada tarefa tem um só responsável, as subtarefas são o jeito de dividir um trabalho entre várias pessoas: atribua cada subtarefa a quem vai fazer.
  5. O card da tarefa principal passa a mostrar o número de subtarefas.

Comentar e compartilhar

  1. No fim do painel, escreva em Escreva um comentário… para manter a conversa junto do trabalho. Os comentários aceitam menções, respostas, imagens e edição.
  2. Para mandar a tarefa para um colega, copie o endereço do navegador com a tarefa aberta: quem tiver acesso ao espaço abre direto nela.

Mover a tarefa para outra lista

  1. Abra a tarefa e escolha a opção de mover.
  2. Escolha a lista de destino (pode estar em outro espaço).
  3. Se o espaço de destino tiver status diferentes, confirme em qual status a tarefa fica ao chegar. Revise em vez de aceitar o valor padrão.
  4. Confirme. A tarefa deixa de aparecer na lista de origem: é uma mudança de lugar, não uma cópia.

Dicas

  • Prefira nomes que descrevem um resultado ("Site aprovado pelo cliente") a nomes que descrevem um tema ("Site").
  • Para uma tarefa que dois times precisam ver, use Adicionar a outra lista em vez de duplicar: continua sendo uma só tarefa, visível em várias listas, e qualquer alteração aparece em todas.
  • Uma tarefa adicionada a outra lista mantém os status da lista de origem; quem trabalha na lista secundária só pode movê-la entre esses status.

Problemas comuns

  • Não acho um colega no campo Responsável → Só aparecem pessoas com acesso ao espaço. Abra Configurações do espaço e adicione em Compartilhar com.
  • Criei a tarefa na coluna errada → Arraste o card para a coluna certa, ou abra a tarefa e mude o Status.
  • Quero dois responsáveis na mesma tarefa → Não dá. Crie uma subtarefa para cada pessoa e deixe a tarefa principal como resultado geral.
  • Ao salvar uma tarefa de outra lista dá erro no status → A tarefa pertence a outra lista e só aceita os status dessa lista. Escolha um status da lista de origem ou mova a tarefa de vez.
  • Movi a tarefa e ela apareceu numa coluna inesperada → O status foi remapeado ao mudar de espaço. Abra a tarefa e corrija o Status.

Perguntas frequentes

Uma subtarefa pode ter subtarefas?

Use subtarefas como passos de uma tarefa. Se um passo é tão grande que precisa de passos próprios, transforme ele em tarefa.

Posso ligar a tarefa a mais de um contato?

Sim. Em Objetos associados você pode ligar vários registros do CRM; o título mostra quantos estão ligados.

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