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Gestão de projetos

Como criar uma tarefa e subtarefas num projeto

Em Contatos › Tarefas, abra a lista, clique em Adicionar tarefa (ou em + Adicionar tarefa no fundo de uma coluna), escreva o nome, defina responsável, data e prioridade e guarde. Abra a tarefa para a descrição, campos, registos do CRM e comentários; em Subtarefas, clique em Adicionar tarefa para cada passo.

Atualizado em

Antes de começar

  • Já existe um espaço com pelo menos uma lista (ver "Como criar um espaço, listas e os estados de um projeto").
  • Saiba quem é o responsável, até quando é e em que etapa começa.
  • Para ligar a tarefa a um cliente, o contacto (ou a oportunidade) já tem de existir no CRM.
Onde encontrar

Contatos › Tarefas › (lista) › Adicionar tarefa

Passo a passo

Criar a tarefa rapidamente

  1. No painel da esquerda, clique na lista onde a tarefa deve ficar.
  2. Clique em Adicionar tarefa na barra de ferramentas; ou, na vista de quadro, em + Adicionar tarefa no fundo da coluna do estado em que a tarefa deve começar (fica logo nesse estado).
  3. Escreva um nome que diga o que tem de acontecer: "Enviar proposta à Clínica Sorriso" é melhor do que "Proposta".
  4. No próprio compositor, use Adicionar responsável, Selecionar data e Prioridade. Defina já o responsável: uma tarefa sem dono perde-se.
  5. Clique em Guardar. A tarefa aparece como cartão na coluna.

Completar o detalhe

  1. Clique no cartão para abrir o painel da tarefa (à direita ou como janela; a sua preferência fica guardada). No topo vê onde a tarefa vive: Espaço / Lista.
  2. Confirme o Estado.
  3. Escreva a Descrição com o editor de texto (listas, negrito, imagens). Um bom hábito: dizer o que significa "feito".
  4. Abra Todos os campos e preencha os campos personalizados do espaço; os vazios mostram um traço.
  5. Em Objetos associados, ligue os registos do CRM a que o trabalho diz respeito (o contacto do cliente, a oportunidade).
  6. Clique em Guardar (ou Cancelar para descartar).

Adicionar subtarefas

  1. Abra a tarefa principal.
  2. Desça até à secção Subtarefas (o título mostra quantas já existem).
  3. Clique em Adicionar tarefa, escreva o nome do passo e guarde.
  4. Repita para cada passo. Como cada tarefa tem um só responsável, as subtarefas são a forma de dividir um trabalho por várias pessoas: atribua cada subtarefa a quem a faz.
  5. O cartão da tarefa principal passa a mostrar o número de subtarefas.

Comentar e partilhar

  1. No fundo do painel, escreva em Escrever um comentário… para manter a conversa junto do trabalho. Os comentários aceitam menções, respostas, imagens e edição.
  2. Para enviar a tarefa a um colega, copie o endereço do navegador com a tarefa aberta: quem tiver acesso ao espaço abre diretamente nela.

Mover a tarefa para outra lista

  1. Abra a tarefa e escolha a opção de mover.
  2. Escolha a lista de destino (pode estar noutro espaço).
  3. Se o espaço de destino tiver estados diferentes, confirme em que estado a tarefa fica ao chegar. Reveja em vez de aceitar o valor por defeito.
  4. Confirme. A tarefa deixa de aparecer na lista de origem: é uma mudança de casa, não uma cópia.

Dicas

  • Prefira nomes que descrevem um resultado ("Site aprovado pelo cliente") a nomes que descrevem um tema ("Site").
  • Para uma tarefa que duas equipas precisam de ver, use Adicionar a outra lista em vez de a duplicar: continua a ser uma só tarefa, visível em várias listas, e qualquer alteração aparece em todas.
  • Uma tarefa adicionada a outra lista mantém os estados da lista de origem; quem trabalha na lista secundária só a pode mover entre esses estados.

Problemas comuns

  • Não encontro um colega no campo Responsável → Só aparecem pessoas com acesso ao espaço. Abra Definições do espaço e adicione-o em Partilhar com.
  • Criei a tarefa na coluna errada → Arraste o cartão para a coluna certa, ou abra a tarefa e mude o Estado.
  • Quero dois responsáveis na mesma tarefa → Não é possível. Crie uma subtarefa para cada pessoa e deixe a tarefa principal como resultado global.
  • Ao guardar uma tarefa de outra lista dá erro no estado → A tarefa pertence a outra lista e só aceita os estados dessa lista. Escolha um estado da lista de origem ou mova a tarefa definitivamente.
  • Movi a tarefa e ela apareceu numa coluna inesperada → O estado foi remapeado ao mudar de espaço. Abra a tarefa e corrija o Estado.

Perguntas frequentes

Uma subtarefa pode ter subtarefas?

Use subtarefas como passos de uma tarefa. Se um passo é tão grande que precisa de passos próprios, faça dele uma tarefa.

Posso ligar a tarefa a mais do que um contacto?

Sim. Em Objetos associados pode ligar vários registos do CRM; o título mostra quantos estão ligados.

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