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Gestão de projetos

O que é a gestão de projetos e como dar os primeiros passos

A gestão de projetos fica em Contatos › Tarefas: organiza o trabalho da equipa em espaços › pastas › listas › tarefas › subtarefas, cada tarefa com estado, responsável, datas e prioridade, ligada aos contactos a que diz respeito. Comece por criar um espaço, uma lista e a primeira tarefa.

Atualizado em

Antes de começar

  • Precisa de acesso a Contatos na sua conta.
  • A gestão de projetos pode ainda não estar ativa em todas as contas. Se não vir o separador Tarefas com os Espaços no painel da esquerda, fale com o suporte.
  • Pense em como a sua equipa trabalha hoje: que equipas ou áreas existem, que projetos ou clientes estão em curso e por que etapas passa cada trabalho.
Onde encontrar

Contatos › Tarefas › painel Espaços (à esquerda)

Passo a passo

Perceber a estrutura

  1. Espaço: o contentor maior, normalmente uma equipa, um departamento ou uma área (ex.: "Marketing", "Entregas", "Interno"). Cada espaço tem os seus próprios estados de tarefa, campos personalizados e membros, e pode ser privado.
  2. Pasta: opcional, serve só para arrumar listas dentro de um espaço quando são muitas (ex.: uma pasta por cliente).
  3. Lista: onde vivem as tarefas; normalmente é um projeto, um cliente ou um fluxo contínuo (ex.: "Site novo", "Onboarding Clínica Sorriso").
  4. Tarefa: a unidade de trabalho, com nome, descrição, estado, responsável, datas, prioridade, campos personalizados, registos do CRM associados, subtarefas e comentários.
  5. Subtarefa: uma tarefa dentro de outra, para partir um trabalho grande em passos.

Dar os primeiros passos

  1. Abra Contatos e clique no separador Tarefas.
  2. No painel da esquerda, ao lado de Espaços, clique em + para criar o primeiro espaço. Dê-lhe um nome que qualquer colega reconheça e escolha uma cor.
  3. Passe o rato sobre o espaço, abra o menu de opções e escolha Criar lista. Se antecipa muitas listas, crie antes uma pasta com Criar pasta.
  4. No mesmo menu, abra Opções de estado e reveja os estados: estão agrupados em A fazer, Em curso e Concluído e vão ser as colunas do quadro. Acrescente os seus (ex.: "Em revisão", "À espera do cliente").
  5. Abra a lista e clique em Adicionar tarefa. Escreva um nome claro, defina responsável, data e prioridade e guarde.
  6. Clique na tarefa para abrir o painel de detalhe: escreva a descrição, preencha os campos, ligue os registos do CRM em Objetos associados e, se o trabalho tiver vários passos, acrescente subtarefas.
  7. Trabalhe o quadro: arraste os cartões entre colunas à medida que o trabalho avança e use Agrupar por e os filtros para ver só o que interessa.
  8. Quando a estrutura estiver a funcionar, abra Definições do espaço para o tornar privado e escolher com quem é partilhado.

Dicas

  • Para que serve, na prática: onboarding de clientes (uma lista por cliente, uma tarefa por passo), campanhas de marketing (um quadro com criativos, textos e lançamento), trabalho interno (recrutamento, finanças num espaço privado), entregas de serviço (subtarefas por etapa) e seguimento de vendas (cada compromisso do negócio vira uma tarefa com data).
  • Os estados são por espaço: se uma equipa trabalha em 3 etapas e outra em 7, use espaços separados.
  • Cada tarefa tem um endereço próprio: ao abri-la, copie o endereço do navegador e envie a um colega; abre diretamente nessa tarefa.
  • Alterne entre Vista de quadro (colunas por estado) e Vista de lista (tabela) no controlo Vista da barra de ferramentas; a escolha só muda o seu ecrã.

Problemas comuns

  • Não vejo o separador Tarefas com espaços → A funcionalidade pode ainda não estar ativa na sua conta, ou não tem acesso a Contatos. Confirme as permissões com um administrador ou fale com o suporte.
  • Não sei se devo criar um espaço ou uma lista → Espaço = equipa ou área (poucos); lista = projeto ou cliente (muitas). Uma equipa pequena vive bem com um espaço e várias listas.
  • Um colega não vê o espaço → O espaço é privado e ele não está na lista Partilhar com. Abra Definições do espaço e adicione-o.
  • Criei tarefas na pasta errada → Abra a tarefa e use a opção de mover para outra lista; a tarefa muda de casa sem ser duplicada.

Perguntas frequentes

Isto substitui as tarefas da ficha do contacto?

Não. As tarefas de contacto continuam a existir na ficha de cada contacto. A gestão de projetos serve para organizar o trabalho da equipa em quadros, com estados e estrutura, e pode ligar cada tarefa aos contactos a que diz respeito.

Uma tarefa pode ter vários responsáveis?

Não, cada tarefa tem um só responsável. Para dividir trabalho entre pessoas, crie subtarefas e atribua cada uma a uma pessoa.

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