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Gestão de projetos

Como criar um espaço, listas e os estados de um projeto

Em Contatos › Tarefas, clique no + ao lado de Espaços, dê nome e cor e clique em Criar. No menu do espaço, use Criar lista (ou Criar pasta e depois a lista) para cada projeto ou cliente. Em Opções de estado, acrescente os estados em A fazer, Em curso e Concluído: são as colunas do quadro.

Atualizado em

Antes de começar

  • Precisa de acesso a Contatos › Tarefas com os Espaços no painel da esquerda.
  • Decida a estrutura antes de criar tarefas: espaço = equipa ou área; pasta (opcional) = agrupador de listas; lista = projeto, cliente ou fluxo contínuo.
  • Os estados são definidos por espaço e partilhados por todas as listas dele. Se dois fluxos precisam de etapas diferentes, planeie dois espaços.
Onde encontrar

Contatos › Tarefas › Espaços › + / menu do espaço › Criar lista · Opções de estado

Passo a passo

Criar o espaço

  1. Abra Contatos e clique no separador Tarefas.
  2. No painel da esquerda, clique no + ao lado do título Espaços.
  3. Escreva o nome do espaço (até 100 caracteres; ex.: "Marketing", "Entrega a clientes").
  4. Escolha uma cor: aparece como um ponto ao lado do nome e ajuda a distinguir espaços na árvore.
  5. Clique em Criar. O espaço aparece na árvore.

Criar uma pasta (opcional)

  1. Passe o rato sobre o espaço e clique no seu menu de opções (ou no + ao lado do nome).
  2. Escolha Criar pasta, dê-lhe um nome (ex.: o nome de um cliente) e guarde.
  3. A pasta aparece dentro do espaço, com uma seta para expandir. Uma pasta só guarda listas: não tem tarefas diretas nem pastas dentro.

Criar a lista

  1. Para a lista ficar diretamente no espaço, abra o menu do espaço; para ficar dentro de uma pasta, abra o menu dessa pasta.
  2. Escolha Criar lista.
  3. Dê um nome que identifique o projeto, o cliente ou o fluxo (ex.: "Site novo", "Onboarding Clínica Sorriso") e guarde.
  4. Clique na lista: as tarefas dela aparecem na área principal, prontas a criar.

Definir os estados (etapas)

  1. Abra o menu do espaço e escolha Opções de estado.
  2. Veja os três grupos fixos: A fazer (não começado), Em curso (a decorrer) e Concluído (terminado). Não é possível renomear nem apagar os grupos.
  3. Dentro de cada grupo, clique em Adicionar estado e escreva o nome com as palavras que a equipa usa (ex.: "Backlog" e "Pronto" em A fazer; "Em progresso" e "Em revisão" em Em curso; "Feito" em Concluído).
  4. Se quiser, dê uma cor a cada estado e arraste para reordenar: a ordem define a ordem das colunas no quadro.
  5. Clique em Guardar. Cada estado passa a ser uma coluna na vista de quadro de todas as listas do espaço.

Renomear ou apagar

  1. Abra o menu de opções do espaço, pasta ou lista.
  2. Renomear muda o nome no sítio; Apagar remove o item.
  3. Cuidado ao apagar um espaço: leva as pastas, listas e todas as tarefas, mais os estados e campos personalizados dele.

Dicas

  • Menos estados é melhor: um quadro com doze colunas lê-se mal. Cada estado deve corresponder a uma etapa real em que algo diferente acontece à tarefa.
  • Ponha a etapa no grupo certo: uma revisão que ainda precisa de alguém a agir é Em curso, não Concluído.
  • Reveja os estados antes de a equipa começar a criar tarefas; rearranjar um quadro cheio é muito mais trabalhoso.
  • Exemplo pequeno: um espaço "Operações" com as listas "Onboarding", "Reclamações" e "Administrativo", sem pastas. Exemplo maior: um espaço por departamento e, em "Entregas", uma pasta por cliente com uma lista por serviço.

Problemas comuns

  • Duas listas do mesmo espaço precisam de etapas diferentes → Não é possível: os estados são do espaço. Crie um segundo espaço para o fluxo diferente.
  • Não consigo apagar um estado → Os estados podem ser renomeados e reordenados, mas não apagados. Renomeie-o ou mova as tarefas para outro estado.
  • Aparece uma coluna vazia no quadro → O estado existe no espaço mas nenhuma tarefa está nele. É normal e permite arrastar trabalho para lá.
  • Acrescentei um estado e as tarefas não mudaram → Adicionar um estado não move tarefas; elas ficam onde estavam até alguém as mudar.
  • Não consigo criar uma pasta dentro de outra pasta → Só é possível um nível: espaço › pasta › lista.

Perguntas frequentes

Tenho de usar pastas?

Não. Uma lista pode ficar diretamente no espaço; muitas equipas nunca precisam de pastas.

Quantos estados posso ter por grupo?

Não há limite. Mas cada estado é uma coluna, por isso mantenha a lista curta.

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