Qué es la gestión de proyectos y cómo dar los primeros pasos

Paso a paso

Entender la estructura

1. Espacio: el contenedor más grande, normalmente un equipo, un departamento o un área (ej.: "Marketing", "Entregas", "Interno"). Cada espacio tiene sus propios estados de tarea, campos personalizados y miembros, y puede ser privado.
2. Carpeta: opcional, sirve solo para ordenar listas dentro de un espacio cuando son muchas (ej.: una carpeta por cliente).
3. Lista: donde viven las tareas; normalmente es un proyecto, un cliente o un flujo continuo (ej.: "Web nueva", "Onboarding Clínica Sonrisa").
4. Tarea: la unidad de trabajo, con nombre, descripción, estado, responsable, fechas, prioridad, campos personalizados, registros del CRM asociados, subtareas y comentarios.
5. Subtarea: una tarea dentro de otra, para dividir un trabajo grande en pasos.

Dar los primeros pasos

1. Abre Contactos y haz clic en la pestaña Tareas.
2. En el panel izquierdo, junto a Espacios, haz clic en + para crear el primer espacio. Ponle un nombre que cualquier compañero reconozca y elige un color.
3. Pasa el ratón sobre el espacio, abre el menú de opciones y elige Crear lista. Si prevés muchas listas, crea antes una carpeta con Crear carpeta.
4. En el mismo menú, abre Opciones de estado y revisa los estados: están agrupados en Por hacer, En curso y Hecho y serán las columnas del tablero. Añade los tuyos (ej.: "En revisión", "Esperando al cliente").
5. Abre la lista y haz clic en Añadir tarea. Escribe un nombre claro, define responsable, fecha y prioridad y guarda.
6. Haz clic en la tarea para abrir el panel de detalle: escribe la descripción, rellena los campos, vincula los registros del CRM en Objetos asociados y, si el trabajo tiene varios pasos, añade subtareas.
7. Trabaja el tablero: arrastra las tarjetas entre columnas a medida que avanza el trabajo y usa Agrupar por y los filtros para ver solo lo que interesa.
8. Cuando la estructura funcione, abre Ajustes del espacio para hacerlo privado y elegir con quién se comparte.