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Documentos y contratos

Cómo personalizar los emails del documento y avisar al equipo cuando se firma

En Pagos › Documentos y contratos › Configuración › Notificaciones del cliente, define el remitente, los CC y la plantilla de email de documento recibido, firmado y a punto de caducar. Para avisar a más personas del equipo, crea un workflow con el disparador Documentos y contratos y la acción Notificación interna.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Necesitas acceso a Pagos y, para los avisos al equipo, a Automatización › Workflows.
  • Las plantillas de email no se crean dentro de la configuración de documentos: créalas antes en Marketing › Correos › Plantillas.
Dónde encontrarlo

Pagos › Documentos y contratos › Configuración › Notificaciones del cliente

Paso a paso

Crear la plantilla de email

  1. Abre Marketing › Correos › Plantillas y haz clic en Crear plantilla.
  2. Escribe el asunto y el texto. Inserta variables para que el email se rellene solo:
    • del contacto: nombre, email (ej.: {{contact.first_name}});
    • del documento: enlace, total y fecha de vencimiento (ej.: {{proposal.url}}, {{proposal.total}}, {{proposal.due_date}}).
  3. Guarda como plantilla. Aparecerá en la lista de plantillas de las notificaciones de documentos.

Configurar los emails que recibe el cliente

  1. Abre Pagos › Documentos y contratos y haz clic en Configuración (arriba a la derecha).
  2. Elige Notificaciones del cliente.
  3. En Remitente, activa el interruptor y rellena el Nombre y el Email de envío que verá el cliente. Desactivado, sale el remitente del sistema.
  4. En CC, activa la opción y escribe los emails que deben recibir el mismo email que el cliente (el documento y, al final, la copia firmada).
  5. En Documento recibido, elige la plantilla y edita el asunto; usa Vista previa para comprobarlo.
  6. Repite en Documento firmado y en Aviso de caducidad.
  7. Guarda.

Elegir el email en el momento del envío

  1. Abre el documento y haz clic en Enviar.
  2. En la lista Plantilla de email, elige la plantilla para este envío.
  3. Haz clic en el icono de editar para ajustar el asunto o el texto solo esta vez.
  4. Revisa y envía.

Avisar al equipo

  1. Por defecto, quien envía el documento recibe los avisos internos. En Configuración › Notificaciones del equipo puedes cambiar el nombre y el email del remitente de esos avisos.
  2. Para avisar a otras personas, abre Automatización › Workflows y crea un workflow con el disparador Documentos y contratos, eligiendo el evento (enviado, visto, firmado, completado).
  3. Añade la acción Notificación interna y elige los usuarios, roles, equipos o emails.
  4. Si quieres, añade condiciones (nombre de la plantilla, importe) y otras acciones (etiqueta, mover oportunidad).
  5. Guarda y publica.

Consejos

  • Usa el CC solo cuando el equipo deba recibir exactamente el mismo mensaje que el cliente; para avisos internos con otro texto, usa el workflow.
  • Una variable sin valor en ese documento sale en blanco en el email: pruébalo con un envío real a ti mismo.

Problemas comunes

  • La plantilla no aparece en la lista de las notificaciones → Todavía no se guardó como plantilla en Marketing › Correos › Plantillas. Guárdala ahí primero.
  • El cliente ve un remitente que no es el mío → El interruptor del Remitente está desactivado. Actívalo y rellena nombre y email.
  • El total sale vacío en el email → El documento no tiene lista de productos, así que {{proposal.total}} no tiene valor. Añade los productos o quita la variable.
  • El equipo no recibe el aviso de firma → Por defecto solo lo recibe el remitente. Crea el workflow con el disparador Documentos y contratos › firmado y la Notificación interna.

Preguntas frecuentes

¿Los CC reciben la copia firmada?

Sí. Reciben el documento junto con el firmante principal y la copia firmada cuando todo queda completado.

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