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Receitas de automação

Receita - lembretes automáticos de marcação (confirmação, véspera e 1 hora antes)

Crie um workflow com o gatilho Cliente marcou compromisso filtrado pelo seu calendário, envie logo uma confirmação, junte uma espera até 24 horas antes da hora da marcação com um lembrete, e outra espera até 1 hora antes com um segundo lembrete. Publique.

Atualizado em

Antes de começar

  • O calendário tem de estar criado em Calendários.
  • A conta tem de ter SMS (em Configurações › Números de telefone) e/ou e-mail configurado (em Configurações › Serviços de e-mail).
  • Os clientes que marcam devem deixar o telemóvel e/ou o e-mail.
Onde encontrar

Automação › Workflows › Criar workflow

Passo a passo

1. Gatilho

  1. Em Automação › Workflows, clique em Criar workflow e escolha Começar do zero.
  2. Dê-lhe o nome "Lembretes de marcação".
  3. Clique em Adicionar novo gatilho, escolha Cliente marcou compromisso e adicione o filtro do calendário.
  4. Clique em Guardar gatilho.

2. Confirmação imediata

  1. Clique no + e escolha Enviar SMS (ou Enviar e-mail).
  2. Escreva a confirmação com os dados da marcação, por exemplo: "Olá [primeiro nome], a sua marcação está confirmada para [data] às [hora]. Até breve!" Use o ícone de campos personalizados para inserir o nome, a data e a hora.
  3. Clique em Guardar ação.

3. Lembrete na véspera

  1. Clique no + e escolha Esperar.
  2. Escolha esperar até à hora da marcação, com 24 horas antes. Guarde.
  3. Clique no +, escolha Enviar SMS e escreva o lembrete: "Lembrete: amanhã às [hora] tem marcação connosco. Se não puder vir, responda a esta mensagem."
  4. Clique em Guardar ação.

4. Lembrete 1 hora antes

  1. Clique no + e escolha Esperar até à hora da marcação, com 1 hora antes. Guarde.
  2. Adicione Enviar SMS com uma mensagem curta: "Esperamos por si daqui a 1 hora."
  3. Clique em Guardar ação.

5. Definições e publicação

  1. Abra Definições e, se quiser, defina o Horário de envio (por exemplo, 8h às 21h) e o fuso horário.
  2. Clique em Guardar, mude para Publicar e guarde outra vez.
  3. Faça uma marcação de teste para daqui a 2 dias com o seu número e confirme as mensagens.

Dicas

  • Não precisa de ativar Permitir reentrada: com gatilhos de marcação, o cliente entra uma vez por cada marcação.
  • Se o cliente cancelar, sai do workflow automaticamente e não recebe os lembretes seguintes.
  • Para lembretes depois da consulta (pedir avaliação, marcar a próxima), crie outro workflow com o gatilho Estado do compromisso.

Problemas comuns

  • O cliente remarcou e deixou de receber lembretes → A remarcação tira o contacto do workflow. Adicione um segundo gatilho Estado do compromisso com o estado Remarcado e ative Permitir reentrada.
  • O lembrete de véspera não saiu → A marcação foi feita com menos de 24 horas de antecedência, ou a hora calculada caiu fora do Horário de envio. Veja o que aconteceu em Registos de execução.
  • Os campos de data e hora chegam vazios → Use os campos personalizados da marcação (não os do contacto) e confirme que o workflow começa com um gatilho de marcação.
  • O cliente recebe lembretes a dobrar → O calendário também tem notificações próprias ligadas, ou há outro workflow igual publicado. Desligue um deles.

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