Cómo enviar recordatorios automáticos de facturas pendientes
En Pagos › Facturas y presupuestos › Ajustes › Ajustes de recordatorios, crea uno o varios recordatorios con nombre, plantilla de correo y SMS, frecuencia (cada X días antes o después del vencimiento o del envío) y número máximo de envíos, y actívalos. Solo se aplican a facturas creadas después de activarlos.
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Antes de empezar
- Necesitas permiso para gestionar Pagos.
- Para enviar por SMS, la cuenta debe tener un número de teléfono activo; para correo, el servicio de correo configurado.
- Si quieres textos propios, puedes crear antes una plantilla de correo en Marketing › Correos › Plantillas y una de SMS en Marketing › Plantillas; también puedes crearlas durante la configuración.
Dónde encontrarlo
Pagos › Facturas y presupuestos › Ajustes › Ajustes de recordatorios
Paso a paso
- En el menú lateral, abre Pagos y haz clic en Facturas y presupuestos.
- Haz clic en Ajustes (arriba a la derecha) y luego en Ajustes de recordatorios.
- En el primer recordatorio, escribe un nombre (ej.: "Aviso 3 días después del vencimiento").
- Elige la plantilla de correo y de SMS. Puedes usar una existente, editarla o crear una nueva al momento.
- Escribe el asunto del correo.
- Define la frecuencia: cada X días, horas o meses, antes o después de la fecha de vencimiento o de la fecha de envío de la factura.
- Define el máximo de recordatorios para que el envío se detenga a partir de cierto número.
- Activa el recordatorio con el interruptor.
- Para otro aviso (ej.: uno antes del vencimiento y dos después), haz clic en Añadir nuevo recordatorio y repite.
- Guarda. Para detener un recordatorio sin perderlo, desactiva el interruptor; para quitarlo, usa Eliminar.
Enviar un recordatorio manual de una factura antigua
- Abre la conversación del cliente en Conversaciones o la factura en Facturas y presupuestos.
- Escribe el mensaje y envíalo. Al elegir el contacto, solo se rellenan sus datos: escribe a mano el importe, el número y la fecha de vencimiento de la factura.
Consejos
- La plantilla que ves en la previsualización de los ajustes es exactamente la que recibe el cliente.
- Combina recordatorios: uno "antes del vencimiento" (cortesía) y uno o dos "después del vencimiento" (cobro).
- Los recordatorios de cada plazo de un plan de pago son automáticos en la fecha de cada plazo.
Problemas comunes
- La factura ya estaba vencida y no recibió recordatorio → Los recordatorios solo se aplican a facturas creadas después de activarlos. Las anteriores hay que recordarlas a mano.
- Cambié el plazo de vencimiento en los ajustes y las facturas antiguas no cambiaron → La opción Vencimiento a los (días) solo afecta a facturas creadas después del cambio, incluidas las recurrentes ya generadas.
- El recordatorio manual salió sin el importe de la factura → En el mensaje manual, los campos de la factura no se rellenan solos. Escríbelos en el texto.
- No sale ningún recordatorio → Comprueba que el interruptor de cada recordatorio está activado y que guardaste los ajustes.
Preguntas frecuentes
¿Los recordatorios paran cuando el cliente paga?
Los recordatorios son para facturas pendientes; define el máximo de recordatorios para limitar los envíos.
¿Puedo tener recordatorios distintos por cliente?
Los ajustes de recordatorios son de la cuenta y se aplican a todas las facturas nuevas.
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Gracias por tu opinión.